முன்குறிப்பு 1 : தலைப்பைப் பார்த்து இது கும்மிப்பதிவென ஒரு நல்ல முடிவுக்கு வந்துவிடவேண்டாம்.. இது ஒரு துறைசார்ந்த டெக்னிகல் பதிவு (லேபிளை கவனிக்கவும்).
முன்குறிப்பு 2 : துறை சார்ந்த பதிவுகளில் பிராக்கெட்டுகளில் ஆங்கில வார்த்தைகளை உபயோகப்படுத்த வேண்டுமென்பது எழுதப்படாத விதி(Rule). அது இதிலும் பின்பற்றப்பட்டுள்ளது.
முன்குறிப்பு 3 : பயன்படுத்தப்பட்டுள்ள தமிழாக்கங்கள் தமிழை வளர்க்கும் முயற்சியில் செய்யப்பட்டவை அல்ல. சரியானவற்றை ஏற்றுக்கொள்ளவும், கொஞ்சம் ஓவராக இருப்பனவற்றுக்கு சிரித்துக் கொள்ளவும் உங்களுக்கு உரிமை உண்டு. தமிழாக்கத்துக்கு புத்தக உதவிகள் நாடப்படவில்லை. சொந்த அறிவே(?) பயன்படுத்தப்பட்டுள்ளது.
முன்குறிப்பு 4 : துறைசார்ந்த பதிவுகள் வெறும் அறிவுரையாக அல்லது புலம்பல்களாக மட்டுமே வழங்கப்படுவதல்ல.. ஆகவே தவறுகளையும், மேல்தகவல்களையும் பின்னூட்டங்களில் தரலாம்.
முன்குறிப்பு 5 : முதலில் இந்தப்பதிவு ‘ஆடிட்டிங்குக்கு அல்வா கொடுப்பது எப்படி?’, ‘இவ்விடம் தரமான பிரியாணி கிடைக்கும்.’ என்ற இரு வேறு பதிவுகளாக எழுதப்பட திட்டமிட்டு பின்னர் உங்கள் மேல் கொஞ்சம் இரக்க உணர்வு தோன்றி சுருக்கமாக ஒரே பதிவாக போட முடிவு செய்யப்பட்டது.
முன்குறிப்பு 6 : எனது முந்தைய துறைசார்ந்த.. என்ன.. முன்குறிப்புகள் போதுமா? ஊஹூம்.. முடியாது.! இன்னும் ஒரு மிக முக்கியமான முன்குறிப்பு உள்ளது. அதாவது இந்தப்பதிவு மற்ற ஆடிட்டிங்குகளில் சிக்கிக்கொள்பவர்களுக்கும் ஓரளவு பொருந்தும் எனினும் குறிப்பாக ISO சிஸ்டத்துக்கு ஆட்பட்டுக்கிடக்கும் எண்ணற்ற பரிதாப ஜீவன்களுக்காகவே எழுதப்படுகிறது. என்ன.? ISO என்றாலே என்னவா? உங்களைப் போன்ற அதிர்ஷ்டப்பேர்வழிகள் இதை தொடர்ந்து வாசிக்க வேண்டியதில்லை.
இனி..
சரி செய்தலும், தொடரும் முன்னெச்சரிக்கை நடவடிக்கையும்.. (CAPA)
அப்படி என்றால் என்ன? ISO சிஸ்டம் என்ன சொல்கிறது? முதலில் ஒவ்வொரு நிறுவனத்திலும் இந்த குவாலிடி பிரிவு என்று ஒன்று ஏன் இருக்கிறது? அவர்கள் ஏன் பிற பிரிவுகளில் உள்ளோரை நோண்டிக்கொண்டே இருக்கிறார்கள்? பதில் மிக எளிதானது. இங்கு எந்தச்செயலுமே கச்சிதமாக (Perfection) நிகழ்வதில்லை, யாருமே தவறு செய்யாதவண்ணம் கச்சிதமாக செயல்படுவதில்லை, எந்த எந்திரமுமே கச்சிதமாக நீடித்து இயங்குவதில்லை. ஆகவேதான் குவாலிடி என்ற ஓர் பிரிவு. அவர்களின் கச்சிதத்தை அல்லது கழுத்தைப்பிடிக்கத்தான் ISO சிஸ்டம், ஆடிட்டிங் இதெல்லாம். அவர்களின் கச்சிதத்தை சோதிக்கவும் ஆட்கள் இருக்கிறார்கள். ரொம்ப ஓவராக போக வேண்டாம். ஆனானப்பட்ட நல்லெண்ணையையே ‘டபுள் ரீஃபைண்ட்’தானே செய்கிறோம்.. இப்போதைக்கு இது போதும் நமக்கு.
சரி.. இந்த ஆடிட்டிங்கில்.. ம்ஹூம். இது சரிப்படாது. இங்கே ஆரம்பிச்சா முடிக்கிறதுக்குள்ள விடிஞ்சிரும். அதோடு நமது இப்போதைய பிரதான எண்ணம் ஆடிட்டிங் பற்றி தெரிந்துகொள்வதல்ல. ஆடிட்டர் தரும் NCR என்ற வஸ்துவை CAPA என்ற வஸ்து மூலமாக எப்படி அட்டாக் செய்வது என்பதைப்பற்றி மட்டும்தான். ஆகவே அதை மட்டும் பார்க்கலாம்.
ஆடிட்டர் என்பவர் லங்கேஸ்வரன் மாதிரி ஆடிட்டிங் என்ற ஆரம்பக்கட்ட போரையெல்லாம் முடித்துவிட்டு இறுதியாக உங்கள் மீது NCR என்ற பாணங்களை தொடுப்பார். அதை நீங்கள் ராமன் மாதிரி சாமர்த்தியமாக CAPA என்ற எதிர்பாணங்கள் கொண்டு தடுத்துவிடவேண்டும். இல்லாவிட்டால் ஆடிட்டிங்குக்கு மறுநாள் உங்கள் மானேஜர் அறையில் காது புளிக்க புளிக்க உங்களுக்கு அறிவுரைகள் கிடைக்கும், சிலருக்கு அல்வாவும் கிடைக்கலாம்.
‘பிழை அறிக்கை’ (NCR - Non Conformity Report) என்றால் என்ன? அதற்கு முன்னால் சிஸ்டம் என்றால் என்ன? என்ற கேள்வியைப் பார்த்துவிடலாம். நீங்கள் ஒரு செயலை எப்படிச் செய்யப்போகிறீர்கள் என்று நீங்களே முன்னரே கச்சிதமாக எழுதிவைத்திருப்பதுதான் சிஸ்டம். நாம் எழுதியத அதைப் வைத்துக்கொண்டு நம்மையே அதைச் சரியாக செய்தாயா? இதைச் சரியாக செய்தாயா? என்று கேட்பதுதான் ஆடிட்டிங்.
உதாரணம் பார்க்காவிட்டால் சரியாக வராது. ஞாயிறு மதியம் 2 மணிக்கு வீட்டுக்கு விருந்தினர் (Customer) வரவிருக்கிறார்கள். நீங்கள் பிரியாணி பண்ணித்தரலாம் என்று காலையில் முடிவு செய்கிறீர்கள். இப்போது நீங்கள் என்ன செய்யப்போகிறீர்கள் என்பதை ஒரு செயல்திட்டமாக (Operating procedure) எழுதச்சொன்னால் என்ன பண்ணுவீர்கள்?
நானென்றால் என்ன பண்ணுவேன்? 11 மணி வாக்கில் ரமாவைக் கூப்பிட்டு ‘ரெண்டு பேர் வர்றாங்கம்மா.. பிரியாணி பண்ணிடு இன்னிக்கு’ என்று சிம்பிளாக சொல்லிவிடுவேன். காரியம் நடந்துவிடும். ஆனால் இது வெண்பூவினால் முடியுமா? அவர் இவ்வாறு எழுதுகிறார்...
முதலில் அடுக்களையில், ஃபிரிட்ஜில் தேவையான பொருட்கள் இருக்கின்றனவா? (Source, Raw materials etc.,) அவை தரமானவையா? இல்லாவிட்டால் என்ன செய்வது? (Quality) மனைவியின் உதவி (Production capacity) கிடைக்குமா? கிடைக்காவிட்டால் என்ன செய்வது? உதவியில்லாவிட்டாலும் இரண்டு மணிநேரத்தில் (Lead time) முடித்துவிடலாமா? இல்லாவிட்டால்..? பாத்திரங்கள், அடுப்பு, கருவிகள் தயாராக இருக்கின்றனவா? இல்லாவிட்டால்.? என எல்லாவற்றையும் பார்த்துவிட்டபிறகே விருந்தினர்களை நான் அழைப்பேன் என்கிறார்.
சரி. ஆடிட்டர் வருகிறார். எங்கே எல்லாவற்றையும் காண்பியுங்கள் என்கிறார். காண்பிக்கிறீர்கள். ‘கருவிகள் பிரிவில் மொத்தம் மிக்ஸி, கத்தி, அரிவாள்மனை, தேங்காய் துருவி போன்ற 7 ஐட்டங்கள் இருக்கவேண்டுமே? எங்கே தேங்காய் துருவியைக் காணவில்லையே.?’ என்கிறார்.
போச்சா.. மாட்டிக்கொண்டீர்களா? முதல் NCR. ‘உங்கள் கணக்குப்படி நான்கு விருந்தினர் வருகிறார்களே.. இருப்பது ஒரு கிலோ அரிசிதான் யாரை டபாய்க்கிறாய்?’ இரண்டாவது NCR.
நீங்கள் புத்திசாலித்தனமாக ‘இதுபோல சூழலில் பக்கத்து கடையில் அரிசி வாங்கிக்குவோம் சார்.. இதோ இருக்குது பாருங்க இத்தனாம் பக்கத்துல ப்ரொசிஜர்ல எழுதியிருக்கோம்’ என்பீர்கள். அவர் பதிலுக்கு, ‘கடை அடைச்சிருந்துதுன்னா என்ன பண்ணுவே?’ என்று உங்களை மடக்கிவிட்டு கொலைவெறியாய் சிரிப்பார். பிறகு ‘பிரியாணியும், ரெய்தாவும் ஓகே.. ஆனால் குருமாவை வாயில் வைக்கமுடியவில்லையே.. நண்பர்கள் என்ன கஷ்டப்படுவார்கள்?’ போச்சு, அடுத்த NCR.
சரி ஒருவழியாக இரண்டு NCR களையும், இரண்டு AFI (Area for Improvements - அதாவது அறிவுரை) களையும் வாங்கியிருப்பீர்கள். அப்படியே விட்டுவிட்டால் ஆடிட் முடியாது. நீங்கள் அந்த NCR களை நீக்கும் முயற்சியாக ‘சரி செய்தல் மற்றும் முன்னெச்சரிக்கை நடவடிக்கை அறிக்கை’ (CAPA - Corrective Action and Preventive Actions) யை தாக்கல் செய்யவேண்டும். அதெல்லாம் முடியாது, எனக்கு ஆடிட்டிங்கே தேவையில்லை என்றால் அது உங்க இஷ்டம்.. என்ன ஒன்று.. ‘இவ்விடம் தரமான பிரியாணி கிடைக்கும், நண்பர்கள் நம்பி வரலாம்.. நாங்கள் கேரண்டி.!’ என்ற (ISO9001 : 2000 Certification) போர்டை தூக்கிக்கொண்டு போய் விடுவார்கள், அவ்வளவுதான்.
CAPA வை விட்டுவிட்டு எங்கெங்கோ சுற்றிக்கொண்டிருக்கிறோம். எப்படி ஓர் CAPA அறிக்கையை தயார் செய்வது? என பார்க்கலாம்.. ‘சொல்லுக சொல்லை பிறிதோர் சொல்..’ ரேஞ்சுக்கு தயார் செய்ய வேண்டும். உதாரணமாக ‘தேங்காய் துருவி’ NCR ஐ பார்ப்போம். அது ஏன் வந்தது.? நேற்றுதான் மேடையிலிருந்து கீழே விழுந்து உடைந்திருக்கும். நீங்கள் மாட்டிக்கொண்டீர்கள். அதைச்சொல்லியிருந்தாலும் சிக்கல்தான். எவ்வளவு உயரத்திலிருந்து விழுந்தது? இந்த உயரத்திலிருந்து விழுந்தால் பொதுவாக தேங்காய் துருவி உடையாதே. அப்படியென்றால் மட்டமான துருவியை வாங்கிவைத்திருந்தீர்களா? அது தேனிரும்பா? வார்ப்பிரும்பா? தேங்காயை சுழற்றுவது போன்ற மாடலா? அல்லது துருவியை சுழற்றுவது போன்ற மாடலா? என்று ஆயிரம் கேள்விகள் வந்திருக்கும். இதற்கு எப்படி CAPA எழுதுவது?
வேர்க்காரணம் (Rout cause) : ‘காணாமல் போய்விட்டது’
சரிசெய்தல் (Corrective Action) : ‘புதுசு வாங்கிவிடுகிறோம்’
முன்னெச்சரிக்கை (Preventive Action) : ‘இனி கவனமாக இருக்கிறோம்’
ம்ஹூம்.. இதில் பிரச்சினை இருக்கிறது. ‘காணாமல் போய்விட்டது’ எனில் உங்கள் நிறுவனத்தின் அடிப்படை விஷயத்திலேயே கோளாறு இருக்கிறது என்று அர்த்தமாகிறது. இதைப்போலவே ஒவ்வொன்றும் காணாமல் போக வாய்ப்பிருக்கிறது. ‘புதுசு வாங்கிவிடுகிறோம்’ இந்தக்கேஸைப் பொறுத்தவரை ஓரளவுக்கே ஏற்புடையதாகிறது. ‘இனி கவனமாக இருக்கிறோம்’ என்பதை நிச்சயம் ஏற்கமுடியாது. அப்படியாயின் எல்லா பிரச்சினைகளுக்குமே இதை முன்னெச்சரிக்கை நடவடிக்கையாக சொல்லமுடியும். இப்படிப் பொத்தாம் பொதுவாக கூறாமல் ‘எப்படி? எப்போதிலிருந்து? யாரால்?’ என்று தெள்ளத்தெளிவாக கூறவேண்டும். மேலும் அது, இது போல சிஸ்டத்தில் வேறு எங்கெல்லாம் தவறுகள் இருக்கிறதோ அவற்றையும் சேர்த்துக் களைவதாக இருக்கவேண்டும், மீண்டும் குறிப்பிட்ட வேர்க்காரணம் ஏற்படாதவாறு அறவே தவிர்ப்பதாக இருக்கவேண்டும்.
அப்படின்னா மேற்கண்ட உதாரணத்துக்கு எப்படி CAPA எழுதலாம்? ம்ஹூம் முதலில் இதை திருத்திக்கோங்க.. எப்படி CAPA எழுதலாம் இல்லை., எப்படி CAPA எடுக்கலாம்.? இவ்வளவு மூச்சுவாங்க பாடம் நடத்தியிருக்கேன்ல.. நீங்களே சொல்லுங்க பார்ப்போம்.!
.